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Manager de Operaciones AHF Chile

AHF Chile inicia funciones en 2018 y es parte de una ONG Global con presencia en 45 países, dedicada a realizar pruebas de VIH, prevención y cuidado de personas que viven con VIH. AHF fue fundada en 1987, actualmente es el mayor proveedor de atención médica contra el VIH/sida a nivel mundial. 

AHF se une a la misión planteada por el Programa Conjunto de las Naciones Unidas sobre el VIH/sida (ONUSIDA), para promover los esfuerzos de sociedad civil, gobiernos y privados con el fin de erradicar el VIH/sida del mundo antes de 2030. 

AHF financia sus operaciones a través de una red de farmacias en Estados Unidos, tiendas de segunda mano, contratos de atención médica y otras asociaciones estratégicas, con las que genera recursos propios para destinarlos a la respuesta al VIH/sida en Estados Unidos, América Latina y El Caribe, África, Asia y Europa. Puedes conocer más en www.aidshealth.org o en https://pruebadevihgratis.cl/ 

Nuestros valores institucionales son: 

• Centrados en los pacientes. 

• Valoramos a nuestras personas. 

• Respetamos la diversidad. 

• Agilidad. 

• Luchar por lo que es correcto. 

Posición tiempo completo: 44 horas semanales, jornada lunes a jueves de 9:00 a 18:30 hrs. y viernes de 9:00 a 17:30. 

Nivel: Profesional. Se requiere título profesional en carreras de administración, finanzas, contabilidad, o similar. 

Ciudad: Santiago. 

Experiencia previa: al menos cinco años en trabajos afines, idealmente en instituciones cuyo giro sean las prestaciones de salud. 

Funciones & Responsabilidades Esenciales 

Incluyen lo siguiente. También se podrían asignar otras funciones. 

• Completar los procesos de adquisición de bienes y servicios según el manual de políticas y procedimientos del Departamento Global de Finanzas de AHF, por ejemplo: buscar cotizaciones para las compras de país, elaborar BID Análisis, dar seguimiento a contratos de servicios, órdenes de compra, recepción de mercancía, elaborar reportes de inspección visual, entre otros. 

• Supervisar los controles de ingresos y egresos de las operaciones de bodega.

• Llevar una base de datos de los proveedores. 

• Garantizar los soportes y comprobantes de compras y pagos con proveedores.

• Supervisar la elaboración del Reporte Mensual de Inventarios (MIR: Monthly Inventory  Report).

• Revisar los Cash Advance Request (Requerimiento de adelanto de dinero), Expense Report (Solicitud de Reembolso), instituciones en convenio, aliados y empleados de AHF, para el visto bueno del CPM (Country Program Manager). 

• Responsable de elaborar semanalmente los Requerimientos de Fondos (ROF) y dar seguimiento a la contabilidad del país hasta su aprobación, pago y recepción de comprobantes de transferencias. 

• Recolectar desde las diferentes áreas la información para elaborar el Monthly Cash Call (Requerimiento Mensual de Dinero) y enviarlo en tiempo y forma al Departamento Global de Finanzas. 

• Mantener una base de datos actualizada con los Memorándum de Entendimiento (MoU) del país, e informar al CPM y a las diferentes áreas cuando un MoU, se encuentre dentro de los últimos seis meses antes de su vencimiento. 

• Responsable de mantener actualizado el sistema de inventarios de los activos de AHF en el país (Panda Asset) y realizar auditorías cuando corresponda. 

• Actualiza mensualmente la información en el formato Weekly Work Grid, relacionada con el monitoreo del ejercicio del presupuesto anual del país y el Monthly Variance  Report. 

• Apoyar en el proceso del payroll, recolectando los timesheets de todos los empleados del país, observando cuando existan situaciones especiales como vacaciones, incapacidades, faltas injustificadas, etc. adjuntando los documentos de soporte y enviándolos al CPM para su aprobación y a la contabilidad local para procesarlos. 

• Mantener organizado el archivo con los expedientes de cada empleado, con base en las instrucciones de Recursos Humanos. 

• Llevar una base de datos para el control de los periodos vacacionales de los que goza cada empleado. 

• Atender todas las reuniones en las que el CPM le requiera, así como aquellas con Director Regional o Jefa del Bureau LAC. 

• Brindar apoyo logístico en actividades especiales. 

• Brindar apoyo al CPM para confección, supervisión y control del Budget del país, con especial énfasis en los KPI. 

• Colaborar con Managers respecto de la ejecución del Budget de cada área de las operaciones país. 

• Participar en la implementación de cualquier nueva estrategia o plan para el sistema de registros financieros o contables, que haya sido aprobada por el Bureau de LAC y/o por Global. 

• Con base en las necesidades de las distintas operaciones del país, proponer al CPM las necesidades de sumar recursos humanos para asegurar el correcto funcionamiento y la provisión de bienes y servicios. 

• Revisar y proponer mejoras a la infraestructura, así como equipos y equipamiento, además de colaborar en la ejecución y control de budget capital.

Calificaciones 

Para realizar este trabajo con éxito, un individuo debe ser capaz de realizar cada tarea esencial satisfactoriamente. Los requisitos enumerados a continuación son representativos del conocimiento, habilidad y / o habilidad requerida. Se pueden hacer ajustes razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales. 

Educación y / o Experiencia 

Se requiere una licenciatura en carrera de administración, finanzas, contabilidad, o carrera afín. Se requieren al menos 5 años de experiencia en funciones de administración y gestión idealmente en instituciones de salud. Debe tener más de 2 años de experiencia comprobada en gestión de personas y experiencia en liderazgo. 

Habilidades y Habilidades Informáticas / de Software 

Conocimientos informáticos, incluidos procesamiento de textos, bases de datos, software de  presentación y de gestión de proyectos. Experiencia con MS Word, Excel, PowerPoint. 

Habilidades Lingüísticas 

Capacidad para leer e interpretar documentos como reglas de seguridad, instrucciones de operación y mantenimiento y manuales de procedimientos. Capacidad para escribir informes de rutina y correspondencia. Capacidad para hablar eficazmente ante grupos de clientes o empleados de la organización. Se requiere de preferencia bilingüe en inglés y español. 

Capacidad de Razonamiento 

Agilidad mental, lógica matemática, visión 360 y multi task. Altamente proactiva y organizada con capacidades de escucha activa y seguir las indicaciones de manera puntual. 

Otras Habilidades y Habilidades/Calificaciones 

• Se requiere documentación de viaje internacional y disponibilidad para viajar dentro del territorio nacional. 

• Altamente motivado, responsable, autodirigido, creativo, proactivo y flexible.

• Liderazgo, colaboración y trabajo en equipo. 

• Habilidades de toma de decisiones y resolución de problemas. 

• Habilidades de asociación y negociación. 

• Capacidad de trabajar bajo presión. 

• Capaz de improvisar si es necesario. 

• Resiliente, capaz de fluir con normalidad ante escenarios cambiantes. 

• Respetuosa de la diversidad sexual y de los derechos humanos. 

Participación en Reuniones y Comités Globales de AHF 

Asiste a las reuniones y llamadas del Departamento de Operaciones y Finanzas Global y del Bureau de América Latina y Caribe.

Responsabilidades de Supervisión 

Supervisa a la(s) persona(s) que ocupan puestos de apoyo administrativo, logística y de finanzas. 

Beneficios 

Estamos seguros de que muy pocas ONG como nosotros tienen tantos beneficios para sus empleados. Además de concursar por una posición con un contrato de tiempo indefinido, luego de un periodo de prueba, en donde quedan cubiertas todas las prestaciones conforme al Código del Trabajo, ofrecemos los siguientes beneficios: 

• Beca anual para estudiar en temas afines al área de desempeño. 

• Beca para membresía a gimnasio. 

• Acceso a plataformas gratuitas para recibir asesoría psicológica. 

• Acceso a plataformas gratuitas para tomar capacitaciones en línea. 

Si estás interesado/a en esta posición y cumples con el perfil requerido, envíanos tu Curriculum Vitae a [email protected] indicando tus pretensiones de renta.